渡してよい
- 公開済みの情報（会社のホームページの文・チラシ）
- 一般的な質問（「見積書の書き方の注意点は？」）
- 自分で書いた下書きの文の言い回しの直し
- Excel の関数・表の作り方の相談
- 社名・人名を含まない作業手順のまとめ
SAMPLE / AI USAGE RULES
AI に渡してよい情報・だめな情報（1 枚）
この資料は見本（架空の例）です。社員 8 人の架空の会社「サンプル工務店」を想定したひな形です。実際の作業では、お客様の仕事の中身と使っている AI ツールの設定（学習に使われるかどうか等）を確かめてから決めます。
3 つに分ける
ぼかせばよい
- お客様とのやりとり → 名前・住所・電話を「A 様」「X 市」に置き換える
- 見積もりの中身 → 金額を「約」「〇〇円」にし、社名を外す
- クレームの文面 → 個人が分かる所を消してから要約を頼む
- 社内の会議のメモ → 人名を役割（「営業」「現場」）に置き換える
- 現場の写真 → 表札・車のナンバー・人の顔が写っていない物だけ
渡さない
- パスワード・暗証番号・API キー・認証のコード
- お客様の名簿・住所録・電話番号の一覧
- マイナンバー・口座番号・クレジットカードの番号
- 健康・家族の事情など、配慮が要る個人の情報
- 契約で「外に出さない」と約束した資料（図面・取引条件など）
- まだ公表していない社内の数字（売上・給与・人事）
迷ったときの 3 つの問い
- この文がネットに出ても困らないか？ → 困るなら「渡さない」か「ぼかす」。
- 誰のことか分かる言葉（名前・住所・番号・写真）が入っていないか？ → 入っていれば消すか置き換える。
- お客様や取引先と「外に出さない」約束をした資料ではないか？ → 約束があれば渡さない。
AI の答えの扱い
- AI の答えは、そのまま外に出さないお客様に送る文・見積もり・数字は、人が読み直してから使います。
- AI に PC の操作を任せるときは、危ない操作の前に止まる設定にするファイルの削除・送信・支払いは、人が確かめてから実行します。
- うっかり渡してしまったら、すぐ担当者に伝える責めるためではなく、パスワードの変更など次の手を早く打つためです。
この決まりは、情報が漏れる危険を減らすためのものです。どんな対策にも限界があるため、「これを守れば安全」と約束するものではありません。